Hoe belangrijk is vergaderen eigenlijk echt voor een bedrijf?

De meningen over het nut van vergaderen is over het algemeen sterk verdeeld. Veel mensen zien dit nog altijd als noodzakelijk kwaad. Niet je grootste hobby, maar wel iets wat jaarlijks terugkomt. In veel gevallen zie je hierbij ook duidelijk het organisatietalent van het bedrijf terug. Zo boekt het ene bedrijf een exclusieve vergaderruimte, terwijl het andere bedrijf genoegen neemt aan een kleine ruimte binnen het eigen kantoor. Grote verschillen dus. Toch is die ene vraag universeel: want hoe belangrijk is vergaderen eigenlijk echt voor een bedrijf? Heeft het wel nut om hier zoveel extra aandacht aan te besteden?

Alle neuzen dezelfde richting op krijgen

Ondanks de tegenzin van de meeste medewerkers is vergaderen een zeer goede manier om alle neuzen dezelfde richting op te krijgen. Dat is niet altijd gemakkelijk. Zeker niet bij bedrijven met veel medewerkers. Met een vergadering zorg je ervoor dat medewerkers meer de tijd nemen om samen te discussiëren, maar ook over privé te praten. Hierdoor ontstaat een gezondere werkomgeving. Zelfs wanneer de vergadering op het eerste gezicht dus niets oplevert, kan dit voor de werksfeer en uiteindelijk ook productiviteit dus wel een enorme positieve invloed hebben. Zie het als een vorm van teambuilding.

De creatieve geest prikkelen

Zeker bij een vergadering buiten de deur wordt de creativiteit van de medewerkers geprikkeld. Een vergaderlocatie Amsterdam is immers wel hele andere koek dan even snel een vergadering op kantoor. Je komt binnen in een totaal nieuwe omgeving, gelegen op een mooie plek en je bent van alle gemakken voorzien. Bovendien speelt urgentie dan ook een veel belangrijkere rol. Als men ziet hoeveel tijd en aandacht je in het organiseren van de vergadering hebt gestoken, is ook duidelijk hoe belangrijk de inhoud van de vergadering is.

Snel oplossingsgericht denken

Er kunnen verschillende redenen zijn om te vergaderen. Misschien heb je zelf iets te vertellen en wil je dit direct aan een groot deel van de medewerkers doen. In de meeste gevallen gaat het echter om het bedenken van nieuwe ideeën voor het bedrijf of het oplossen van een probleem. Denk bijvoorbeeld aan het lanceren van nieuwe producten of diensten, maar ook aan het gebruik van nieuwe software en welke dan het meest zal betekenen voor jouw bedrijf.

Hoe zinvol is vergaderen echt?

Maar hoe zinvol is vergaderen nu echt? Dit hangt vooral af aan de wijze waarop vergaderd wordt. De scheidingslijn tussen gewoon vergaderen en effectief vergaderen is erg dun. Veel mensen klagen over de wijze waarop vergaderd wordt en dat ze hun tijd enkel uitzitten. Niet het gevoel hebben dat het hen echt iets heeft opgeleverd. In dat geval heeft het weinig zin om een paar keer per jaar om de tafel te gaan zitten.

Wanneer aan alle dingen wordt gedacht en men echt in staat is om een effectieve vergadering te leiden, dan kan dit echter enorm veel voordelen hebben voor het bedrijf. Vergader dus nooit om het vergaderen, maar zorg ervoor dat elke vergadering een duidelijk doel heeft. Op die manier is vergaderen altijd zinvol.