Een nieuw intranet implementeren? Analyseer wat uw medewerkers willen

Voor het delen van kennis, als vindplaats van informatie en om nieuws te lezen, is een intranet een relevant intern communicatiemiddel. In de afgelopen jaren is de behoefte aan goede interne communicatie groter geworden. Dat heeft voornamelijk te maken met het vele thuiswerken. Daarom is voor het fenomeen intranet een belangrijke rol weggelegd. Als uw organisatie ook toe is aan een nieuw intranet, doet u er verstandig aan rekening te houden met diverse factoren. Het is daarbij het belangrijkste om te onderzoeken wat uw medewerkers écht willen met het intranet. In dit artikel belichten we de aandachtspunten waar u bij het onderzoek rekening mee kunt houden, zodat u de interne communicatie met het nieuwe intranet daadwerkelijk kunt verbeteren.  

Online vragenlijst 

Door een online vragenlijst onder de (toekomstige) gebruikers uit te zetten, kunt u veel inzicht verkrijgen. Dit heeft tot voordeel dat u alle medewerkers de mogelijkheid biedt om input te geven. U kunt denken aan vragen zoals:

• Welke onderdelen van het huidige intranet gebruik je het meest?
• Wat is je grootste uitdaging in het werk?
• Welke systemen gebruik je om je werk te doen?
• Wat mis je?

Behoeften in kaart brengen 

Bij het implementeren van een nieuw intranet is het belangrijk om de behoeften en wensen van uw medewerkers, managers en directie helder in kaart te brengen. U kunt er niet vanuit gaan dat de mensen uit het projectteam exact weten wat de (toekomstige) gebruikers van het intranet precies nodig hebben. Dit kunt u scherp krijgen door verschillende vragen te stellen. Wie zijn de gebruikers van het nieuwe intranet? Wat is het gemeenschappelijk gewenste einddoel dat u nastreeft? Hoe gaat u om met externen? Er is een aantal methodes die waardevol kunnen zijn bij het inventariseren van de behoeften van uw medewerkers en het succesvol adopteren van het nieuwe intranet. U kunt het beste starten met deskresearch waarbij u bijvoorbeeld gebruik maakt van een eerder medewerkers-tevredenheidsonderzoek, en bronnen zoals statistieken van het intranet.

Daarnaast is het aan te raden om te bekijken hoe u andere methodes kunt inzetten. Dit zijn onder andere interviews, een observerend onderzoek, een online vragenlijst, groepsgesprekken en persona’s. Om in grote lijnen een beeld te verkrijgen van waar uw mensen tevreden en ontevreden mee zijn, kunt u deze informatie analyseren.

Observerend onderzoek

Om de manier waarop uw medewerkers op dit moment werken beter te kunnen begrijpen, biedt observerend onderzoek - ofwel het meelopen met verschillende medewerkers - ook een goede manier. Zo kunt u zien welke rol de online systemen innemen en hoe zij omgaan met hun computer. De vraag hoe het intranet iemand het beste kan helpen, is vaak moeilijk te beantwoorden. Die persoon is immers niet voldoende op de hoogte van de mogelijkheden van het nieuwe intranet. Met een interview of vragenlijst krijgt u dus niet alles boven water. U kunt echter een helder inzicht verkrijgen in de kansen die er liggen, door diverse medewerkers in uiteenlopende functies te observeren. Bij voorkeur loopt u digitaal of fysiek een dag(deel) mee om op die manier over de schouders van de gebruikers te kunnen kijken.

Daarbij kunt u onder andere op de volgende zaken letten. Welke handelingen verricht de medewerker om iets te bereiken? Welke online systemen worden geraadpleegd? Naar welke informatie wordt gezocht? Op welke momenten en hoe vaak is iemand online? Welk apparaat wordt daarbij gebruikt? Met welke personen en afdelingen heeft deze persoon regelmatig contact?

Persona’s maken

De informatie die u hebt verzameld, valt uitstekend te clusteren in persona’s. Dit zijn fictieve karakters die symbool staan voor de verschillende gebruikers van een tool of product. Met deze aanpak kunt u de gebruikers van het intranet beter begrijpen. U kunt persona’s maken op basis van kwalitatief onderzoek zoals interviews met diverse gebruikers, en analyse van aanwezige data en statistieken. De verkregen inzichten uit het onderzoek kunt u vervolgens gebruiken om de doelstellingen van het intranet voor uw organisatie aan te scherpen.

Wilt u een nieuw intranet implementeren binnen uw organisatie? Orange Otters is hét bureau voor interne communicatie. Met advies, coaching en support op maat, werkt de specialist samen met uw medewerkers aan het verbeteren van de interne communicatie.